In een tijd van veel, snelle, korte berichten, lijkt het belang van goede communicatie een beetje ondergesneeuwd te raken. De boodschap komt bij deze manier van communiceren niet altijd goed over en kwantiteit dreigt de overhand te krijgen op kwaliteit. Veel korte en snelle berichten, is de trend. Men begrijpt vast wel wat we over willen brengen, denken we.
Het belang van goede, heldere communicatie is nu misschien wel groter dan ooit, juist omdat de maatschappij, de trends en de markt zeer snel veranderen en er zoveel mogelijk is. Keuzestress, multitasken; het zorgt er allemaal voor dat we vluchtig lezen en moeizamer communiceren. Miscommunicatie ligt op de loer.
Communicatie voorop zetten
Sterke communicatie naar werknemers en klanten is noodzakelijk voor een goed draaiende onderneming. In een snelle 24-uurs economie, waarin mensen elke dag overspoeld worden met informatie en berichten, vraagt goed communiceren om een passende aanpak. Korte maar nietszeggende berichten, of juist veel te lange en uitgebreide mailtjes brengen de boodschap zelden over. In je externe communicatie zorg je daarom dat de berichten die je stuurt naar je klanten niet al te lang maar vooral duidelijk zijn. Wees helder in je boodschap, vertel wat jij voor je klant kan doen, doe wat je belooft, en geef duidelijk aan wat jij van de klant nodig hebt of verwacht. Dit zelfde geldt voor de interne communicatie met je medewerkers, wees helder.
Hoe zorg je dat je boodschap helder is?
Voorkom dat je te subtiel of indirect communiceert. Door je bewust te zijn van je communicatie valkuilen, kun je gerichter en helderder communiceren. De boodschap is sterker en je werkt doelgerichter.
Vijf tips voor een helder boodschap
- Zorg dat je weet wat je wil zeggen. Hoe helderder jij het in je hoofd hebt, hoe beter je het over kunt brengen.
- Zorg dat je het tegen de juiste persoon zegt. Dat klinkt misschien als een open deur, maar te vaak vragen we anderen iets door te geven aan de persoon voor wie de boodschap is, in plaats van het direct zelf te zeggen. Onbewust geeft de doorgever zijn eigen kleur aan de boodschap en komt deze minder helder bij de ontvanger over.
- Vat op het einde kort samen wat je boodschap is. Vat het samen door te zeggen: ‘Dus, ik zou het fijn vinden als je/we…’ of ‘Dus, ik ga aan de slag met je…’ Check op deze manier of je vraag, verzoek of belofte overgekomen is.
- Beter nog: bevestig de gemaakte afspraken of het verzoek schriftelijk via e-mail. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en kan het op een later moment nog even erbij gepakt worden. Ook krijgt de ander zo nog de gelegenheid aan te geven dat hij het anders begrepen heeft.
- Leid wat je zeggen wil in. Met de deur in huis vallen komt vaak wat plomp verloren over, waardoor de ander meer bezig is met zich af te vragen waarom je het zegt dan wat je zegt. Leid daarom je vraag of mededeling in. Leg kort maar krachtig uit waarom je hiervoor naar de ander gekomen bent.
Wil je meer weten over hoe ik jou kan helpen met de communicatie in jouw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact met mij op.